Qu’est-ce qu’une écriture comptable ? Notre dossier

Les écritures comptables représentent la base de la comptabilité. Elles servent à enregistrer les opérations dans différents comptes afin de produire les documents obligatoires, tels que les journaux, le bilan, le résultat… Notre guide complet vous permet de tout savoir sur le rôle et la saisie des écritures comptables.

Écriture comptable : définition

Chaque entreprise est directement impactée au niveau de son activité et de son patrimoine par différents flux : financiers, économiques, courants, exceptionnelles… L’objectif des écritures comptables est de retranscrire ces flux dans les comptes de la société afin de produire une information financière:

  • fiable
  • comparable
  • sincère
  • régulière
  • claire

Toutes les écritures comptables sont saisies dans un journal. Elles servent à alimenter les états que sont le grand livre et la balance, dans le but de former le bilan, le compte de résultat et les annexes.

À retenir : une écriture comptable traduit l’impact monétaire d’un flux au niveau de la comptabilité d’une entreprise.

Les spécificités d’une écriture comptable

Une écriture comptable se caractérise par le fait qu’elle possède au minimum 2 lignes, chacune étant ventilée en colonnes reprenant différentes informations financières. Les colonnes les plus importantes, et obligatoires, sont celles intitulées « débit » et « crédit« . Selon le sens de l’écriture et la nature de l’opération, l’écriture conduit à un enrichissement ou un appauvrissement de l’entreprise.

Après avoir saisi une écriture comptable, le total du débit est forcément égal à celui du crédit. L’écriture est alors équilibrée et respecte le principe de la partie double, mécanisme fondamental sur lequel est basée la comptabilité des entreprises.

Les justificatifs d’une écriture comptable

Chaque écriture comptable doit être justifiée, à l’aide d’une ou de plusieurs pièces comptables. Ces justificatifs sont différents selon la nature de l’écriture :

  • Achats et ventes : factures
  • Banque : relevés de compte bancaire
  • Caisse : brouillards
  • Paie : bordereaux de charges sociales et journaux de paie
Astuce de notre expert
Dans la pratique, il est fortement conseillé de numéroter toutes les pièces justificatives et de reporter le numéro correspondant dans l’écriture comptable. Cette méthode permet de retrouver plus rapidement le justificatif, dans le cadre d’un contrôle par exemple.

Les éléments d’une écriture comptable

Une écriture comptable doit être composée au minimum des informations suivantes :

  • Date de l’opération (le plus souvent la date de la pièce justificative : facture…)
  • Numéro du justificatif de l’opération
  • Intitulé de l’opération (description précise du flux monétaire)
  • Comptes mouvementés (imputation comptable)
  • Montant de l’opération
  • Sens du flux (débit ou crédit)

Comment enregistrer une écriture comptable ?

Le journal est le document comptable permettant d’enregistrer toutes les écritures. Un journal centralisateur regroupe tous les journaux auxiliaires créés par l’entreprise en fonction de ses besoins.

Les principaux journaux auxiliaires sont les suivants :

  • Journal des achats : enregistrement des factures d’achat
  • Journal des ventes : enregistrement des factures de vente
  • Journal de banque : enregistrement des relevés de compte
  • Journal de caisse : enregistrement de la caisse (en particulier des espèces)
  • Journal de paie : enregistrement des écritures liées à la paie
  • Journal des OD pour l’enregistrement des opérations diverses :
    • déclarations de TVA
    • écritures d’inventaires
    • écritures de régularisation

Les logiciels de comptabilité gèrent automatiquement et dématérialisent les journaux. Ces derniers sont alors compilés et centralisés dans le journal général.

A noter
Depuis le 01/01/2018, tout professionnel assujetti à la TVA est tenu d’enregistrer les paiements reçus de la part de ses clients (quel que soit le mode de règlement utilisé), dans un logiciel ou un système de caisse certifié.

Écriture comptable : exemples

Modèle classique d’une écriture comptable liée à la vente de produits finis le 1er janvier de l’année N, pour un montant de 1.000€ (sans TVA) :

Date opération N° de compte N° justificatif Libellé opération Débit Crédit
01/01/N 411000 01 Clients 1000  
01/01/N 701000 01 Vente de produits finis   1000
Total 1000 1000

Interprétation :

  • Augmentation des créances : débit d’un compte d’actif (clients)
  • Augmentation des produits : crédit d’un compte de classe 7 (vente de produits finis)

Modèle classique d’une écriture comptable liée à l’achat de marchandises le 1er janvier de l’année N, pour un montant de 1.200€ HT :

Date opération N° de compte N° justificatif Libellé opération Débit Crédit
01/01/N 607000 01 Achat de marchandises 1000  
01/01/N 445660 01 TVA Déductible 200  
01/01/N 401000 01 Fournisseurs   1200
Total 1200 1200

Interprétation :

  • Augmentation des charges : débit d’un compte de classe 6 (achat de marchandises)
  • Augmentation des dettes : crédit d’un compte de passif (fournisseurs)

Dans la pratique, il convient de garder en tête le principe de fonctionnement suivant pour être certain de saisir correctement une écriture comptable :

  • Compte d’actif (bilan) :
    • débit = augmentation
    • crédit = diminution
  • Compte de passif (bilan) :
    • crédit = augmentation
    • débit = diminution
  • Compte de charges (résultat) :
    • débit = augmentation
    • crédit = diminution
  • Compte de produits (résultat) :
    • crédit = augmentation
    • débit = diminution

Rappel sur les règles à respecter

L’enregistrement d’une écriture comptable demande de respecter 3 règles immuables :

  • Équilibrer débit et crédit : principe de la comptabilité en partie double
  • S’appuyer sur un justificatif numéroté
  • Ne pas apporter de modification à l’écriture une fois celle-ci validée (pour l’annuler, une écriture inverse doit être saisie afin de garder une trace du mouvement initial)

Pour votre comptabilité, mieux vaut faire appel à un expert !


En résumé

L’écriture comptable traduit, dans les comptes de l’entreprise, les flux monétaires qui impactent son activité ou son patrimoine. Son rôle est donc essentiel puisque de son bon enregistrement dépend la qualité de l’information financière qui en découle.

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