Ouvrir un café : réglementation et création d’entreprise

Ouvrir un café est un projet plus facile qu’ouvrir un bar, car vous n’avez pas besoin d’acquérir une licence de vente d’alcool avec des démarches relativement complexes. C’est d’ailleurs pour cette raison que de nombreux entrepreneurs se tournent vers ce projet, d’autant que de nouveaux concepts de cafés très tendance fleurissent depuis quelques années, avec des cafés haut de gamme de type cappuccino, mocaccino, etc. Si vous aussi, vous voulez vous lancer dans l’ouverture d’un café, voici la réglementation et les démarches de création d’entreprise.

Ouvrir un café : définition de l’activité

Le café est un établissement qui consiste à vendre sur place des boissons chaudes, des boissons rafraîchissantes et éventuellement de la petite restauration (pâtisserie, quiches…), fabriquée maison ou non. On classifie le café dans l’activité de restauration rapide, soit une activité artisanale relevant de la chambre des métiers et de l’artisanat. A partir de 10 salariés, le café passe en activité commerciale (sauf en Alsace Moselle où il reste artisanal dans tous les cas).

La réglementation sanitaire pour ouvrir un café

Une formation sanitaire pour les règles d’hygiène

Vous devez suivre une formation sanitaire au sujet des normes d’hygiène à respecter dans le cadre de l’exploitation d’un café. Ces normes abordent des thématiques telles que la manipulation des denrées alimentaires, la congélation et le stockage des produits, l’aération, l’hygiène corporelle, etc.

Cette formation est accessible via la Direction Départementale de la Protection de la Population (DDPP).

Une déclaration d’existence à la DDPP

Au moins 15 jours avant l’ouverture du café, vous devez faire une déclaration auprès de la DDPP. Le Cerfa utilisé est le numéro 13 984*05.

Attention aux produits fabriqués maison

Attention
Seules les personnes titulaires d’un diplôme ou d’une qualification professionnelle de pâtissier sont habilitées à fabriquer des pâtisseries pour la revente. Cette règle vaut pour les pâtisseries sucrées et salées (quiches, tourtes…). Ainsi, sans le précieux sésame, vous ne pourrez pas fabriquer vous-même vos pâtisseries pour les proposer à la carte de votre café. Vous pouvez toutefois proposer des produits industriels ou fabriqués par les professionnels alentour.

Toutefois, certains organismes consulaires semblent moins tranchés sur la question en affirmant autoriser la fabrication maison pour les gâteaux secs (muffins, cookies…), mais uniquement les gâteaux secs. Ce type de produit subit effectivement moins de risque de contamination bactériologique (pas de crème pâtissière ou de crème fraîche).

Et la vente d’alcool ?

Normalement, un café ne propose pas de boissons alcoolisées, mais vous pouvez néanmoins déroger à cette règle si vous obtenez une licence de débit de boissons à consommer sur place :

  • la licence 3 pour vendre des alcools non distillés et des boissons peu alcoolisées
  • la licence 4 pour vendre tous les alcools

Pour obtenir une licence de débit de boisson, vous devez obtenir un permis d’exploitation en suivant une formation dispensée par un organisme agréé. Vous devez ensuite vous déclarer en mairie, au moins 15 jours avant l’ouverture de l’établissement.

La déclaration donne lieu à un récépissé, mais elle ne garantit pas la possibilité d’exploiter un débit de vente d’alcools, car le nombre de licences exploitables est restreint en France. Vous n’obtenez une licence que par achat, transfert d’un lieu à l’autre ou changement de propriétaire.

Les étapes de la création d’entreprise

Créer une entreprise nécessite de se poser un certain nombre de questions dans un ordre chronologique :

  • Valider la demande et l’opportunité de lancer le concept dans la localité souhaitée : étude de marché
  • Mettre au point une stratégie pour se différencier de la concurrence et attirer des clients : stratégie commerciale
  • Chercher un local et valider la réglementation
  • Evaluer le montant du projet et valider sa faisabilité : plan de financement
  • Valider le modèle économique et évaluer la rentabilité de l’entreprise : compte de résultat prévisionnel
  • Affiner ses objectifs de chiffre d’affaires et calculer son besoin en fonds de roulement : compte de suivi de trésorerie
  • Choisir son statut juridique avec sa fiscalité
  • Immatriculer l’entreprise

Pour votre comptabilité, mieux vaut faire appel à un expert !


Valider l’opportunité du projet dans l’étude de marché

L’étude de marché consiste à analyser la demande (clients) et l’offre (concurrents) dans la localité visée dans l’optique de :

  • valider une demande suffisante par rapport à l’offre existante
  • monter un concept cohérent avec le marché (attentes et budget des clients, se différencier des concepts existants …)
  • in fine, valider l’opportunité de monter un café dans la localité souhaitée

Pour faire votre étude de marché, vous récupérez toutes les informations qui vous paraissent intéressantes à propos de vos futurs clients et des concurrents. Vous pouvez par exemple :

  • vous renseigner sur le profil des habitants dans la localité visée avec les différents segments de clientèles existants : catégories socioprofessionnelles avec budgets consacrés à la détente dans un café, attentes et freins, modes de consommation…
  • espionner vos futurs concurrents : prix, concept, segment visé, atouts et points faibles, analyse de la réussite…

Parmi vos recherches, vous pouvez vérifier si vos concurrents publient leurs comptes annuels au greffe du tribunal de commerce en vous rendant sur le site officiel infogreffe.fr. Si tel est le cas, le chiffre d’affaires est visible gratuitement, ce qui donne une bonne idée de la réussite de l’entreprise.

Monter le concept avec une stratégie rodée

Les conclusions de votre étude de marché permettent de réfléchir à une stratégie commerciale judicieuse. Vous mettez au point des éléments tels que :

  • votre positionnement (haut de gamme, entrée de gamme…)
  • le segment de clientèle visé (travailleurs en sortie de bureaux, touristes, clientèle de quartier…)
  • votre concept dans les détails (café à la scandinave ou italien, café style brasserie parisienne, petit café de quartier, spécialité cappuccino…)
  • votre carte
  • vos prix
  • vos avantages concurrentiels (points forts mis en avant dans la communication pour vous démarquer et attirer des clients)
  • les éléments et les supports pour communiquer : logo, site Internet , réseaux sociaux…
  • l’emplacement idéal dans la localité visée
  • les fournisseurs de denrées
  • la liste de vos prescripteurs

Chercher le local

Vous cherchez le local selon les critères d’emplacement validés plus haut. Vous pouvez vous tourner vers la chambre de commerce, la chambre des métiers et la mairie pour obtenir la liste des fonds de commerce et des locaux nus disponibles. N’hésitez pas à prendre connaissance des projets urbains à venir pour garantir l’intérêt de votre emplacement dans la durée. Dans tous les cas, choisissez un lieu attractif, visible, proche de votre segment de clientèle, avec du passage, des facilités d’accès et des commerces alentour pour faire venir des personnes spontanément.

Dans les 2 cas (fonds de commerce, local nu), vous signez un bail commercial qui correspond au contrat de bail pour les commerçants et les artisans. Il dure 9 ans renouvelable (sauf exception) avec possibilité de résiliation triennale pour le locataire.

La réglementation liée au local et à l’exploitation du lieu

  • Règles de sécurité et d’accessibilité : votre local doit respecter les normes relatives aux ERP (Etablissements Recevant du Public), sachant que les règles varient selon la surface et le secteur d’activité (différentes catégories d’ERP). Vous trouvez toute la réglementation auprès de votre mairie d’implantation.
  • Droit de terrasse : vous devez obtenir une autorisation de la mairie pour installer une terrasse, même si vous reprenez un fonds avec une terrasse d’ores et déjà existante.
  • Droit d’enseigne : vous récupérez les règles liées à la bonne disposition de votre enseigne auprès de la mairie (l’enseigne ne doit pas gêner les passants avec une taille maximum…).
  • Droit de musique : vous devez vous déclarer à la SACEM pour pouvoir légalement diffuser de la musique dans votre café. Vous versez également une redevance pour droits d’auteur, calculée de manière forfaitaire selon la taille de votre établissement.
  • Interdiction de fumer : vos clients ne peuvent pas fumer à l’intérieur de votre café, sauf si vous prévoyez un espace fumeur clos et bien aéré (surface maximum 35m2 et 20% du local). Vous ne pouvez pas vendre de produits dans l’espace jusqu’à 1 heure après avoir aéré les lieux, vous devez mettre un panneau à l’entrée et les mineurs sont interdits d’accès.

Evaluer le coût du projet dans le plan de financement

Après avoir trouvé le local ou le fonds de commerce, vous évaluez le coût du projet comprenant la stratégie commerciale et l’entrée dans les lieux. Pour cela, vous montez un plan de financement qui se présente comme suit :

Coût du projetRessources mobilisées
Fonds de commerce Hors Taxes (HT) 45 000 € Apport personnel 25 000 €
Meubles et décoration HT 7 000 € Prêt d’honneur 7 000 €
Communication HT 1 000 € Banque 39 600 €
Frais d’immatriculation HT 1 000 €    
Stock de départ HT 1 500 €    
TVA sur les besoins ci-dessus 11 100 €    
Trésorerie au démarrage 5 000 €    
TOTAL 71 600 € TOTAL 71 600 €
Astuce de notre expert
N’hésitez pas à créer un plan de financement avant de trouver le local, en partant sur des chiffres approximatifs dans l’optique de faire des simulations.

La trésorerie au démarrage constitue le coussin financier pour faire face aux premières dépenses (loyer, honoraires, assurances…) et avant d’encaisser un chiffre d’affaires suffisant.

Le prêt d’honneur est un prêt personnel à taux 0 proposé par les plateformes d’initiatives locales relevant de l’organisme France Initiative. Ce prêt d’honneur augmente la capacité d’apport personnel pour intégrer les critères de prêt bancaire. Attention, les montants et les conditions d’obtention sont différents d’un département à l’autre.

De manière générale, les banques acceptent de suivre un projet entrepreneurial à condition de voir le futur exploitant financer lui-même 30 à 50% du coût du projet. De plus, elles sont peu enclines à financer des liquidités type trésorerie au démarrage, achat du stock ou frais de communication. Elles axent effectivement leurs financements sur le fonds et sur les immobilisations qui ont une valeur au bilan de l’entreprise.

Pense-bête des besoins habituels pour monter un café

  • Achat du fonds de commerce
  • Si entrée dans un local nu : achat des équipements de cuisine, mobilier, vaisselle…
  • Travaux
  • Décoration
  • Prévoir des loyers d’avance et des cautions et garanties pour le propriétaire (négociable)
  • Prévoir des liquidités pour souscrire une assurance civile professionnelle (RC Pro) pour garantir des dommages et accidents causés dans l’exercice de l’activité ou dans le local
  • Prévoir le stock de denrées au démarrage (voir avec les fournisseurs quelles sont leurs quantités minimums)
  • Prévoir une belle charte graphique et la création d’un site Internet

Evaluer la rentabilité du projet dans le compte de résultat prévisionnel

Le compte de résultat prévisionnel permet de formaliser le poids du cycle d’exploitation (charges liées au local, aux embauches, aux taxes…) et le chiffre d’affaires minimum à encaisser pour devenir rentable (seuil de rentabilité) puis tirer une rémunération de son café.

Un compte de résultat est annuel. Il est simulé pour 3 ans et les données sont hors taxes.

COMPTE DE RESULTAT PREVISIONNEL première année
Chiffre d’affaires année 1 85 000 €
Dépenses pour denrées alimentaires 42 500 €
Loyer local 9 600 €
Electricité 2 400 €
Frais divers 5 000 €
Intérêts d’emprunt bancaire     300 €
RESULTAT 25 200 €
Impôt sur les sociétés  3 780 €
RESULTAT NET 1 420 €
Remboursement du capital d’emprunt  5 660 €
Capacité d’autofinancement nette  15 760 €

Fixer des objectifs mensuels dans le compte de gestion de trésorerie

Avec le compte de gestion de trésorerie, vous décortiquez les données annuelles du compte de résultat en données mensuelles pour les 12 premiers mois d’exercice. Ce tableau permet de visualiser la nécessité d’avoir de la trésorerie au démarrage. Il permet aussi de calculer le besoin en fonds de roulement et de fixer des objectifs de chiffre d’affaires précis en tenant compte de la saisonnalité.

Vous construisez toujours un tableau de suivi de trésorerie Toutes Taxes Comprises (TTC).

  janvier février mars avril mai
Chiffre d’affaires TTC 4 000 € 4 500 € 5 000 € 5 500 € 8 500 €
Stocks denrées TTC 1 800 € 0 0 2 500 € 0
Loyer 0 0 2 880 € 0 0
Electricité 240 € 240 € 240 € 240 € 240 €
Frais divers 1 500 € 500 € 200 € 50 € 150 €
Intérêts d’emprunt  0 0 0 100 € 0
Remboursement capital de l’emprunt 472 € 472 € 472 € 472 € 472 €
Résultat -12 € 3 288 € 1 208 € 2 138 € 7 638
Trésorerie (démarrage à 5 000 €) 4 988 € 8 276 € 9 484 € 11 622 € 19 260 €

Choisir son statut juridique avec sa fiscalité

Vous choisissez la forme juridique de votre établissement : entreprise individuelle ou société, sachant que chaque statut engendre une fiscalité spécifique, pour votre entreprise et pour vous-même en tant qu’exploitant.

Vous pouvez choisir :

  • une entreprise individuelle au régime fiscal des frais réels ou au régime de l’auto-entreprise
  • une société (EURL/SARL, SASU/SAS) au régime fiscal de l’impôt sur le revenu ou au régime de l’impôt sur les sociétés
A noter
Notez que l’entreprise individuelle est déconseillée pour tout projet nécessitant un fonds et des investissements au démarrage conséquents, comme c’est le cas pour l’ouverture d’un café. En effet, ce statut est un statut en nom propre, ne permettant pas de séparer les patrimoines personnel et professionnel. Le régime de l’auto-entreprise est encore moins pertinent, car il ne permet pas de déduire les frais liés au cycle d’exploitation.

Le plus judicieux est de créer une société permettant de séparer les patrimoines et, de fait, de minimiser les risques financiers liés au projet :

  • l’Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée (EURL) si vous créez seul ou la Société à Responsabilité Limitée (SARL) à partir de 2 associés
  • la Société par Actions Simplifiée Unipersonnelle (SASU) si vous créez seul ou la Société par Actions Simplifiée (SAS) à partir de 2 actionnaires

Faites-vous conseiller par un expert pour le choix de la forme juridique appropriée et optimale en matière de fiscalité.

Les formalités d’immatriculation d’un café

Vous immatriculez votre café en déposant un dossier de demande d’immatriculation à la chambre des métiers et de l’artisanat. La formalité engendre une immatriculation au Répertoire des Métiers (ainsi qu’au Registre du Commerce et des Sociétés si vous créez sous le statut juridique de société).

Si vous disposez d’un effectif de 10 salariés, vous immatriculez le café, non pas à la chambre des métiers, mais à la chambre de commerce et de l’industrie.

A noter
Notez que le guichet chargé de prendre le dossier et d’effectuer l’immatriculation est le Centre de Formalités des Entreprises (CFE). La formalité prend 10 à 30 jours et vous recevez ensuite un document officiel appelé Kbis, comprenant toutes les informations légales relatives à la création de l’entreprise : le numéro SIREN/SIRET et le code APE (Activité Principale Exercée de la nomenclature INSEE).
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