Il peut arriver qu’un entrepreneur soit dans l’obligation d’avancer des frais pour le compte de l’un de ses clients. Se pose alors la question de savoir comment se faire rembourser les sommes engagées ? Débours ou remboursement de frais sont deux notions bien distinctes qu’il convient de maîtriser afin de respecter les règles comptables et fiscales.
Le principe de l’avance de frais
Lorsque vous êtes amené à avancer certains frais (par exemple des fournitures, des timbres, des photocopies, des frais de port…) pour le compte d’un client, il convient de récupérer cet argent sans que celui-ci ne fasse partie, si possible, de votre chiffre d’affaires. Les sommes en jeu ne constituent en effet pas une vente et ne doivent donc pas être assujetties aux cotisations sociales ni à l’impôt.
De la même manière, certains frais avancés lors d’une mission nécessitent un remboursement de la part du client : note d’hôtel, frais de transport et de repas…
La différence entre frais et débours
Il existe deux possibilités pour se faire rembourser des sommes avancées : la facturation sous forme de débours ou de frais.
Les débours
Les débours correspondent exactement au montant engagé pour le compte du client. La facture, réglée par vos soins, est établie directement au nom du client et non pas au vôtre. C’est donc le client qui :
- récupère la TVA
- profite du SAV
- est couvert par une éventuelle garantie
Les débours font l’objet d’une reddition comptable exacte. Il est obligatoire de refacturer les sommes avancées à l’euro près, sans dégager le moindre bénéfice sur cette opération.
Exemple :
Nous vous présentons un tableau démontrant la différence entre débours et frais d’achat dans le cadre de l’activité d’une boutique de décoration :
| Achats | Débours | |
| Dépenses | Rouleaux de tapisserie | Frais de port |
| Coût | 50€ (payés à un fournisseur) | 12,50€ (réglés à La Poste) |
| Montant facturé au client | 75€ (50€ + 25€ de marge) | 12,50€ (montant à l’euro près) |
| Incidence sur le CA | + 75€ | 0€ |
Si vous préférez intégrer les frais d’expédition dans le prix de vente total, vous augmentez d’autant votre CA. Vous avez alors la possibilité d’appliquer également une marge sur ces frais pour compenser les conséquences fiscales (impôts) et sociales (charges).
Le remboursement de frais
Une autre manière de facturer est de passer par le système du remboursement de frais. La grande différence est que les dépenses initiales, même si elles sont engagées dans le cadre d’une mission pour un client, sont réglées et facturées à votre nom.
Vous allez donc les refacturer par la suite à votre client, avec la TVA si vous y êtes assujetti. Cette façon de procéder concerne le plus souvent les frais suivants :
- Frais de déplacement
- Frais d’hébergement
- Frais de repas
À retenir
Frais et débours se différencient essentiellement au niveau de la forme :
- Les débours sont payés par votre société mais directement facturés au client final de la part du fournisseur : ils n’apparaissent pas dans votre CA.
- Les frais sont payés et facturés au nom de votre société, puis refacturés à votre client : ils font partie de votre CA.
Comptabiliser les frais et les débours
Alors que les frais entrent normalement en comptabilité comme des charges (en classe 6), puisque facturés à un client, les débours sont enregistrés dans un compte de tiers. Ils apparaissent ainsi au débit du compte 467 afin de constater la créance détenue sur le client.
À l’inverse des frais, les débours ne constituent donc pas des charges : ils n’entrent pas dans le CA de l’entreprise.
Pour éviter tout problème avec un client ou l’administration fiscale, nous vous recommandons de respecter la marche à suivre ci-dessous :
- Avoir un accord écrit : avant d’avancer des frais, exigez un accord de la part de votre client précisant les achats à effectuer et le remboursement pour leur montant exact.
- Reporter précisément les sommes engagées sur la facture finale en indiquant que ce sont des débours.
- Récupérer les justificatifs (ticket de caisse, facture…) et les joindre à la facture adressée au client.
- Conserver une copie des justificatifs en cas de contrôle de l’administration, ainsi que la preuve du remboursement à l’euro près des débours par le client.
Le cas des auto-entrepreneurs
De nombreux auto-entrepreneurs ne savent pas forcément comment se faire rembourser des frais avancés pour leurs clients. L’opération est d’autant plus délicate en cas de non assujettissement à la TVA. Vous allez en effet réaliser les achats en TTC et votre client, si lui est assujetti, ne pourra pas récupérer la TVA. Il va donc se retrouver à payer plus cher au final que s’il avait réalisé lui-même la transition directement.
Si les frais avancés ne peuvent pas être considérés comme des débours, cela est encore moins avantageux pour l’auto-entrepreneur. Ce régime ne permet pas de déduire de charges : les cotisations sociales et fiscales (IR dans le cadre du prélèvement libératoire forfaitaire) sont en effet calculées sur le CA encaissé.
Dans le cas où vous refactureriez des frais de type déplacement, repas ou hébergement, ceux-ci vont s’ajouter à votre chiffre d’affaires. Vous allez alors devoir régler des charges et des impôts sur ces sommes remboursées, même si elles le sont à l’euro près. Pour compenser cela, il est toujours possible d’appliquer une marge sur ces frais, ce qui va pénaliser encore plus votre client final…
En résumé
Pour ne pas avoir à payer de charges sur les frais que vous engagez et que vous refacturez à vos clients, optez pour la méthode des débours. Cela est bien entendu uniquement valable si les frais concernés peuvent être classés dans cette catégorie.
