Tout savoir sur le fonctionnement des créances clients

Les créances clients sont les sommes dues à l’entreprise par ses clients, suite à la vente de biens ou de services facturés mais non encore réglés. Educompta vous explique tout sur le sur le fonctionnement des créances clients et comment les recouvrer.

Créances clients : définition

Lorsqu’une entreprise vend des marchandises ou des prestations de services, elle émet une facture à ses clients. Tant que celle-ci n’est pas réglée, les sommes dues constituent des créances.

Une créance client doit obligatoirement revêtir les aspects suivants pour être définie comme telle :

  • Bien ou service déjà fourni au client
  • Facture correspondante émise
  • Règlement non encore perçu

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La date de départ à partir de laquelle court une créance est celle de la livraison des marchandises ou de l’exécution du service. Il est donc recommandé de faire signer au client tout document permettant de prouver avec certitude cette date :

  • Bon de livraison
  • Facture acceptée
  • Document attestant la réalisation de la prestation

L’exigibilité d’une créance client

Une créance est exigible et recouvrable uniquement à l’échéance du délai de paiement accordé par le fournisseur à son client. Ce délai doit être établi et accepté par les parties avant la réalisation de la transaction commerciale.

En droit français, le délai de paiement est limité à :

  • 45 jours fin de mois
  • ou 60 jours à partir de la date de facturation

Des dérogations existent néanmoins, en particulier dans le secteur des transports ou en présence de denrées périssables.

A noter
Dans le cas où aucun délai de paiement n’aurait été convenu entre les parties, le créancier se voit attribuer automatiquement un délai de 30 jours.

Les créances clients en comptabilité

Une créance client doit être enregistrée au bilan, à l’actif. En effet, la créance constitue un acquis en termes d’imputation comptable.

Lors du passage de l’écriture, il convient de débiter le compte 411Clients (montant TTC) à la date de livraison des marchandises ou d’exécution de la prestation de services. En contrepartie, un compte de vente 70, ainsi qu’un compte de TVA collectée sont crédités.

Prenons l’exemple d’une société vendant pour 8.000€ HT de marchandises à un client X, le 01/09/N. Un délai de paiement de 30 jours est accordé :

Date N° Compte Libellé Débit Crédit
01/09/N 411000 ClientX Facture N°1 9600  
01/09/N 707000 Vente de marchandises Facture N°1   8000
01/09/N 445710 TVA collectée Facture N°1   1600

Une fois le délai de paiement écoulé, la créance est recouvrable. En l’absence de règlement, le client X devient alors un client douteux ou litigieux :

Date N° Compte Libellé Débit Crédit
01/10/N 416000 Clients douteux ou litigieux Facture N°1 9600  
01/10/N 411000 ClientX Facture N°1   9600

Lorsque le client régularise la situation en envoyant son règlement 15 jours plus tard, le montant passé en « compte 416 Clients douteux ou litigieux » peut être annulé :

Date N° Compte Libellé Débit Crédit
15/10/N 512000 Banques Chèque N°1 9600  
15/10/N 416000 Clients douteux ou litigieux Chèque N°1   9600

Les conséquences des créances clients

Pour une entreprise, posséder des créances clients peut avoir des répercussions à plusieurs niveaux.

Effets sur la trésorerie

Le premier aspect d’une créance client est la baisse de la trésorerie du fait d’un manque de liquidité. Un retard ou un impayé doit donc être provisionné en amont, pour faire face à ce problème. Bien entendu, cela dépend du montant de la créance et de son impact par rapport à la taille de l’entreprise :

  • Créances clients faibles et entreprise en bonne santé financière : il est souvent possible d’y faire face facilement, le manque à gagner n’étant pas très important et ne remettant pas à cause l’équilibre financier global de la structure.
  • Créances clients commençant à s’accumuler, ou dont le montant d’une d’entre elles est important : une provision est essentielle, car l’entreprise peut être amenée à réduire son développement. C’est donc le BFR (besoin en fonds de roulement) qui se retrouve impacté.

Effets sur le besoin en fonds de roulement

Une entreprise doit investir chaque jour une somme d’argent, plus ou moins importante, pour que son activité puisse fonctionner : il s’agit du BFR. En présence de créances clients répétées et/ou avec un montant significatif, la baisse de trésorerie contribue à diminuer le fonds de roulement (FR).

Dans la pratique, un FR revu à la baisse demande de prendre des décisions rapides. La première est bien entendu de faire en sorte que le BFR diminue. Mais un besoin en fonds de roulement plus faible entraine à son tour des conséquences négatives :

  • Recul des investissements
  • Capacité de production amoindrie
  • Chiffre d’affaires en baisse

Le non-paiement des créances clients conduit ainsi l’entreprise sur une pente dangereuse. Pour remédier à cela dans les meilleurs délais, une solution consiste à faire appel à l’emprunt bancaire, le temps que les créances soient recouvrées. Mais cette démarche peut parfois être complexe à mettre en œuvre. Il est en effet difficile de convaincre son banquier quand le client concerné est insolvable ou en dépôt de bilan

Recouvrer une créance client

Une créance est recouvrable quand le délai de paiement qui a été accordé au débiteur (ou à défaut un délai de 30 jours calendaires) arrive à expiration.

Attention cependant, car le législateur impose au créancier d’essayer d’obtenir le paiement par un moyen amiable, avant d’engager une procédure. Le fournisseur est donc contraint par la loi d’effectuer des relances pour décanter la situation. Celles-ci doivent prendre une forme simple dans un premier temps (relances téléphoniques, par mail, par courrier). En cas d’échec, des lettres recommandées avec accusé de réception doivent être envoyées.

Ce n’est qu’au terme de la procédure amiable restée sans réponse qu’une société spécialisée en recouvrement de créances peut être mandatée par le fournisseur. Une convention est alors passée et doit stipuler tous les éléments de la procédure de manière exacte :

  • Montant de la créance
  • Nature de la créance (livraison de marchandises ou réalisation d’une prestation de services)
  • Coût de la procédure (imputée au créancier)
  • Conditions de recouvrement de la créance et de son encaissement
A noter
La mise en place d’une procédure de relance amiable doit être réelle et prouvée par le fournisseur en cas de contestation de la part du client.

En résumé

Même si elles font partie du quotidien de toute entreprise, les créances clients nécessitent un suivi précis et une vigilance régulière pour éviter de se retrouver dans une situation financière pénalisante. Une bonne gestion de la facturation permet, dans la plupart des cas, d’empêcher l‘accumulation de créances difficilement recouvrables.

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